עובדים הרבה שעות ובכל זאת לא מצליחים להספיק את הכל? הקדישו זמן קצוב למענה לדוא"ל, רכזו מטלות חשובות בתחילת היום, הכינו רשימת מטלות ליום המחרת – אלו הם רק חלק מהטיפים שיסייעו לכם לסיים את יום העבודה מוקדם
מי מאיתנו לא רוצה להיות יעיל יותר, ואולי (רק אולי) לסיים את יום העבודה מוקדם יותר? נסו את זה יום אחד: אל תענו לטלפונים, תפסיקו לבדוק את האימייל שלכם כל שתי דקות ועזבו מוקדם יותר את העבודה. אני לא בטוחה שהמנהלים שלכם יתחברו לזה, אבל אתם בוודאי תופתעו מההספק שלכם.
בספרו "4 שעות עבודה בשבוע", הסופר טימותי פריס מסביר שסוד החיים הטובים טמון בהגדרת סדר עדיפויות, זיהוי הזדמנויות הנקרות בדרכנו ובקביעת אורח חיים נכון. הוא מתבסס על חוק ה-"20/80" שתבע הכלכלן האיטלקי וילפרדו פרטו לפני למעלה ממאה שנה.
בשונה מהפירוש המרקסיסטי של פרטו שכיוון לכך שבכל תקופה ובכל חברה 20% מן האנשים בלבד מחזיקים ב-80% מהכסף, טוען טימותי כי בכל חברה או ארגון 80% תוצרת מונבים מ-20% תשומה בלבד. משמע, 20% מעובדי החברה מניבים את רוב התוצרת או במילים אחרות – עוסקים בעשייה משמעותית. טימותי קורא לנו להיות מפוקסים יותר על מנת להתייעל ולהספיק יותר בפחות זמן.
מחקרים רבים בתחום ההתייעלות והמצליחנות מאששים את האמירה הזו ומראים כי המפתח להצלחה טמון ביישום שני הדברים הבאים:
1. עבודה קשה לפרקי זמן קצרים שלאחריהם מגיעה אתנחתא קצרה ושוב רצף של עבודה אינטנסיבית.
2. הפוגה או הפסקה איכותית ואסקפיסטית בה נותנים מנוחה לגוף, לנפש ובעיקר למוח וצוברים אנרגיה לקראת רצף העבודה הבא.
משמע, כשעובדים – עובדים במרץ, וכשנחים, ולו לזמן קצר, ניתן ורצוי לעסוק בפרוייקט חדש או בדברים אחרים, שאינם בהכרח קשורים לעבודה השוטפת. אותם מחקרים גילו שאנשים מצליחניים בתחום התעסוקתי (ובתחום המוסיקלי), חולקים הרגלי עבודה דומים כגון:
- ריכוז המשימות החשובות ואלה המצריכות את מירב הריכוז בפרקי עבודה קצובים.
- ניצול שעות הבוקר (ולפני ארוחת הצהריים) לעבודה רצופה וממוקדת.
- לקיחת הפסקות יזומות מפעם לפעם והפסקת צהריים ארוכה עם דגש על אסקפיסטית, בה מעבר לאכילה, חשבו, דיברו או עסקו בדברים שאינם עבודה גרידא.
- שעות הגייה ומחשבה מרוכזות בהן החשיבות אינה על הספק אלא על יצירתיות ומוקדשת למחשבה על רעיונות חדשים.
- ואולי החשוב מכל: מענה לטלפונים ו/או מעקב מיילים בזמנים מסויימים וקצובים ולא לאורך כל יום העבודה.
מחקר ספציפי שבחן קבוצה של מוסיקאים במטרה להתחקות אחר סודות הצלחתם של כנרים מחוננים העלה כי קבוצת הכנרים שהתאמנה בצורה ממוקדת ומוגדרת יותר של 4 שעות, עם הפסקה ולאחריה שוב כמה שעות עבודה רציפה, הצליחו יותר מכאלה שעבדו באופן אינטנסיבי למשך 7 שעות או יותר.
החברות הגדולות כבר תפסו את העניין
גם בחברות הגדולות בארץ ובעולם, הבינו מזמן שכדי לקדם עובדים מוכשרים וכדי להביא אותם למקסם את התוצרת חשוב לגרום להם לשלוט בהרגלי העבודה שלהם. שליטה כזו תוביל בסיכומו של דבר למקסום יעילותם. כך למשל, ב"גוגל" 20% מזמנם של העובדים (כשעתיים ביום עבודה) נועד לעיסוק בכל פרויקט שיחפצו ואינו הפרויקט הקבוע עליו הם עובדים. במסגרת החשיבה על פרויקטים אחרים עלה גם הרעיון של ג'ימייל וכמוהו עוד רבים וטובים.
אולמות המשחקים, הסרטים והסנוקר הנמצאים ב"גוגל" ודומותיה הוקמו כדי לעודד הפסקה משמעותית עבוד העובדים שלאחריה יוכלו לחזור לעבודה בכוחות מחודשים. חברות אלה השכילו לגלות שהרעיונות הטובים ביותר של העובדים עולים דווקא בשיחות חולין בשעות הפנאי שלהם והשקיעו בקפיטרייה גדולה, נוחה ומזמינה כדי להפרות את הרעיונות הללו.
אולי עוד ייקח זמן, אם בכלל, עד שברוב החברות ומקומות התעסוקה ישפצו את הקפיטריה, יגדילו את המטבחון או יסיימו את עבודות הבניה של חדר הקולנוע במקום, אך אלה טיפים שתוכלו לאמץ לכם לעת עתה כדי לעבוד פחות ולהספיק יותר:
10 טיפים לניצול יעיל של זמן
1. סדרו לכם סביבת עבודה מזמינה עם כמה שפחות גירויים שעלולים להסיח את תשומת לבכם מהעבודה.
2. אם הפייסבוק הוא כלי עבודה שלכם, נסו להגביל את השימוש בו לזמנים קבועים ומבוקרים ונסו להמנע, במידת האפשר, מהשארתו פתוח לאורך כל שעות העבודה.
3. רכזו את קריאת המיילים לזמנים קבועים וקצובים במידת האפשר. למשל: חצי שעה עם הקפה של הבוקר, חצי שעה לפני ארוחת הצהריים ורבע שעה לפני תום יום העבודה.
4. כל בוקר או כל סוף יום הכינו רשימת מטלות ליום המחרת, זה יעזור לכם להיות ממוקדים יותר ולעבוד צמוד יותר לרשימה.
5.אל תדחו את המטלות הקשות ואלה המצריכות מחשבה או מאמץ לסוף היום – התחילו איתם את היום. מחקרים מאשרים כי אלה השעות היעילות ביותר.
6. פעם בשבוע, עברו על הנושאים לשבוע הקרוב ותעדפו אותם. זה אמנם גמיש ומשתנה מעת לעת אך עוזר בהתמקדות בדברים החשובים יותר הנמצאים על הפרק.
7. אם החברה בה אתם עובדים מעודדת יצירתיות ורעיונות חדשים, נסו לקדם יוזמות חדשות הקשורות למוצר או לפרוייקט אחר. כך תוכלו להפרות אחרים וכמובן, גם את עצמכם.
8. העדיפו הפסקת צהריים ארוכה ועוד הפסקת התרעננות יזומה במהלך היום על פני הרבה הפסקות קטנטנות.
9. אל תתביישו להצטיד בספר טוב, עיתון או כל דבר אחר שינעים את זמן ההפסקה שלכם.
10. והחשוב מכל, נסו לאתר ולנטרל את רעשי הרקע והשארו ממוקדים.
ובעולם תעסוקתי מתוקן, אולי גם תוכלו לסיים מוקדם יותר את יום העבודה.
